どうも、真です！
あなたは「ToDoリスト」を使っていますか？
私は、忘れやすい性格なのと、１つ気になることがあると目の前の作業に集中できなくなるので、ToDoリストはいつも重宝しています。
作業効率化のツールとしても優秀ですよね。
今回は、使いこなせば便利なToDoリストですが、意識して使わないと『罠』にはまって作業が非効率になってしまう危険性があることと、その対処法をお伝えします。
目次
ToDoリストの有効性
ToDoリストは、日々の生産性を上げるための有益なツールですし、備忘録にもなります。
仕事やタスクをToDoリストに追加することで、自分が何か忘れてしまうかもしれないと不安に思うストレスから解放されます。
また、ひとつ仕事やタスクが終わったら次に何をするのか考えるまでもなく、速やかに次の仕事に移ることができます。
更にToDoリストは、例えば銀行に振り込みにいくとか、トイレットペーパーを買うとか、すぐに忘れてしまいがちな些細なことの備忘録にも最適です。
まだToDoリストを使った事が無いという方は、是非、使ってみてください。
今では、スマホアプリでもいろんなToDoリスト管理アプリがあります。
もちろん紙とペンでのアナログ方式でもOKです！（私も未だにアナログです笑）
とにかく自分の使いやすいものが一番です！
デザインがかわいいとか、いろんな機能があるとか、様々なアプリがありますが、使いやすさが一番です。
タスクを素早く追加したり削除したりできれば、その分仕事にかける時間が増やせます。ToDoリスト作成や操作に数十秒もかけてはいけないのです。
ToDoリストの罠
本来は、生産性を高め、仕事やタスクの漏れを無くすことに最適のToDoリストですが、知らぬ間に罠にはまっている可能性があります。
そうなると逆に、生産性は落ち、仕事へのモチベーションも下がってしまう、という状況に陥ってしまいます…
以下に、陥りやすい３つの罠を紹介します。
・いつまでたっても無くならないタスクがあり、ToDoリストを見るのが嫌になる
これは一番多い悩みではないでしょうか？
実際、私もこの罠によくはまっています…
私はポストイットにToDoリストを書き出していますが、いつまでも過去のポストイットのタスクが無くならず、ポストイットの数が減らない、ということがよくあります。
こうなると、目に入る分、ずっと気にしてしまい気持ちがすっきりしない、モヤモヤしたまま過ごしてしまうことになります。すごいストレスです。
・何のタスクだったか忘れてしまう
ある作業中に、別のことを思いついたり、「あ、あれを忘れないようにやらないと。」と思ったときに、ToDoリストにメモを残します。
メモを書いているときはその事案をイメージしているので、簡単に書いたり、要点だけを単語で残してしまいがちです。
ところが、後から見返した時に何のタスクだったかわからない、思い出せない、といったことがあります。
せっかく備忘録としてのToDoリストなのに、なんのことかわからないという状況は本末転倒です。
・仕事、プライベート、その他とぐちゃぐちゃになり、わかりにくい
仕事中に、「あ、帰りにドラッグストアでトイレットペーパーを買わなくちゃ」とか、
休みの日に、「明日は○○さんに商談の電話をしよう」
と、思いつくことは多いと思います。
１つのタスク管理シートに仕事もプライベートもまとめて書いてしまうと、後から見返した時にごちゃごちゃでとても見にくくなってしまいます。
気持ちの切り替えもしにくくなり、仕事の時もプライベートが気になったり、プライベートの時に仕事が気になったりして、疲れてしまいます。
あなたは、ToDoリストを使っていてこのような状況になっていませんか？
思い当たる所が少しでもあれば、あなたはToDoリストの罠にはまっていることになります。
ToDoリストは便利ですが、うまく使わないと逆に生産性が下がり、やることが増え、気分が落ち込んでしまう、という状況に陥ってしまうのです。
ToDoリストを使いこなす６つのコツ
ToDoリストの罠にはまらないためには、以下の６つのコツを抑えておきましょう。
何よりも大切なことは『ToDoリストを使いやすいものにする』ということです。
①大きな仕事は実行しやすいタスクに分解する
ToDoリストにおいて、一番大事なことです。
例えば、引っ越しを考えていて、新しいアパートを探したいときに
「アパートを探す」
とToDoリストに書き込んではいけません。
まずは、”アパートを探す”というプロジェクトを設定し、そのプロジェクトで最初にやるべきことをリストに書き出します。
「○○不動産のサイトで、△△地区の物件を探す」というように、場所を限定するところまで落とし込みましょう。
どのような仕事やタスクでも、数分で取り掛かれるような明確な内容にまで分解するのが、ポイントです。
そうすることで、タスクが大きすぎていつまでも手つかずになって、ToDoリストに残り続けてしまうことを防ぎ、そのプロジェクトの次のタスクにすぐに移ることができます。
②タスクを実行するのに必要な情報を入れる
電話番号やリンク先など、タスクに取り掛かるために必要な情報もToDoリストに追加しましょう。
例えば、カスタマーサービスに電話をかけるというタスクであれば、
「カスタマーセンターに電話 0120-☓☓☓-☓☓☓☓」
という感じです。
こうしておくことで、数分時間が空いて、タスクに取り掛かろうとした時に、ブラウザを開いてカスタマーサービスの電話番号を調べるところから始めなくて済みます。スピーディーにタスクを処理していくことが可能です。
また、「このタスクってなんだっけ？」と内容を忘れてしまうことを防ぐことも出来ます。
③仕事、プライベート、その他のタスクを分類する
仕事とプライベートでのやるべき事は別のリストで分けて、管理しましょう。
ほとんどのToDoリストアプリでは、カテゴリでリストを分けて管理することができます。
私は手書きのポストイット管理ですが、仕事は青色・プライベートは黄色、と色分けをして区別しています。
仕事とプライベートのToDoリストを分けておけば、朝９時～夕方５時までは仕事のリスト、仕事が終わった後や休日はプライベートのリストを見るだけでOKです。
こうすることで、リストの内容もすっきり分けられて見やすいですし、仕事とプライベートの切り替えもやりやすいです。
➃タスクに優先順位をつける
ToDoリストを作るときに、優先順位の高いタスクから順番に１、２、３、４と番号を振るようにしましょう。
そうすれば、仕事をしていてToDoリストを見た時に、どれを一番にやればいいのかを考える必要がありません。
また、めんどくさいこと、嫌なタスクを後回しにしがちですが、それも回避することができます。
そのようなタスク程、重要であることは多く、最後に見直した時にそのタスクが終わっていないと、更に気分が落ち込んでしまうものです。
計画段階で、「好き嫌い」や「やりたくない」などの理由で判断せず、「緊急」「重要」な仕事の優先順位をつけて、それを守るようにタスクをこなしていきましょう！
➄リストは短く
ToDoリストにタスクがたくさんあり過ぎると、仕事を始める前から精神的にイヤになってしまい、何もできていないという罪悪感に苛まれてしまいます。
ToDoリストを短く保てれば、それだけ今やっている仕事に集中することが出来ます。
ToDoリストのタスクの数は２０個以下がいいという人もいれば、３つに絞った方がいいという人もいます。
厳密に決める必要はありませんが、自分にとって何個くらいのタスクがあるのが一番モチベーションを維持しやすいかを見つけていきましょう！
⑥今の仕事に集中する
実行可能で短いToDoリストを作る秘訣は、あまり先のタスクを入れない、ということです。
数週間先のことを考える必要がなければ、遠い未来のタスクについては別のリストに分けましょう。
その仕事やタスクについて意識しなければならなくなった時に、そのことを考えるようにします。
今の、目の前の仕事に集中するために、ToDoリストを活用しましょう！
最後に
ToDoリストとても便利で有益なツールです。
ただ、使い方を間違えると、その罠にはまって仕事の効率は落ちてしまいます。
毎日いくつかタスクをこなしているはずですから、タスクが全然終わらないということは、ToDoリストに問題があるということです。
ToDoリストを使いこなすためにも今回の６つのコツをしっかりと意識していきましょう！
そして、ビジネスを前に進めて、結果を出していきましょう！！